E-Mails fressen still und leise Zeit. Lesen geht schnell; klare, gut gegliederte Antworten zu schreiben, ist das, was den Tag auffrisst.
Was wäre, wenn Sie den ersten Entwurf nicht mehr tippen, sondern einfach sagen?
Für die meisten Menschen geht Sprechen schneller als Tippen. Eine Studie der Stanford University, der University of Washington und von Baidu ergab, dass Spracheingabe etwa dreimal so schnell war wie Tippen auf einer Smartphone-Tastatur, und das mit weniger Fehlern. Hier ist ein Workflow in drei Schritten, mit dem sich dieses Tempo in Ihrem Posteingang auszahlt.
Schritt 1: Sprechen Sie den „Gedanken-Dump“#
Klicken Sie in den Text der E-Mail und starten Sie Ihr Diktierwerkzeug. Bei LumeVoice halten Sie auf dem Mac die fn-Taste gedrückt, unter Windows Strg + Win; bei längeren E-Mails drücken Sie sie zweimal für den Freihandmodus, dann müssen Sie sie nicht halten. Sagen Sie dann die ganze Nachricht, ohne anzuhalten, um etwas zu korrigieren.
Ein häufiger Fehler ist, jedes Satzzeichen zu diktieren: „Hallo Jan Komma ich habe über das Projekt nachgedacht Komma und ich finde wir sollten äh die Deadline verschieben Punkt“
Das ist unnötig. KI-Diktier-Apps setzen die gängigen Satzzeichen anhand Ihrer Sprechweise; gesprochene Zeichen können Sie sich für die aufheben, die sie nicht erraten. Sprechen Sie einfach so, wie Sie es Jan persönlich erklären würden:
„Hallo Jan äh ich wollte dir kurz sagen dass das Design noch nicht fertig ist wir müssen die Deadline also auf Donnerstag ach nein Freitag verschieben sorry für die Verzögerung wir wollen es richtig machen sag Bescheid ob Freitag passt viele Grüße Maria“
Diktieren Sie die Betreffzeile separat: Klicken Sie in das Betreff-Feld und sagen Sie ein paar Wörter.
Schritt 2: Lassen Sie die KI die Hauptarbeit erledigen#
Hier unterscheidet sich KI-Diktat von reiner Transkription. Ein Bereinigungsschritt macht aus dem gesprochenen Entwurf etwas, das Sie senden können. So etwa sieht das Ergebnis bei LumeVoice aus. Es veranschaulicht, was die Bereinigung macht, und ist kein Messergebnis:
Hallo Jan,
ich wollte dir kurz sagen, dass das Design noch nicht fertig ist. Wir müssen die Deadline also auf Freitag verschieben. Sorry für die Verzögerung, wir wollen es richtig machen.
Sag Bescheid, ob Freitag passt.
Viele Grüße Maria
Was sich geändert hat: Das „äh“ ist weg, aus „Donnerstag, ach nein, Freitag“ wurde „Freitag“, Satzzeichen und Großschreibung kamen hinzu, und Anrede und Grußformel stehen in eigenen Zeilen.
Was gleich geblieben ist: Ihre Worte und Ihre Aussage. Die Bereinigung erfindet keine Betreffzeile, ergänzt keine Details, die Sie nicht gesagt haben, und macht aus einer lockeren Notiz keinen förmlichen Brief. Wenn die E-Mail etwas sagen soll, sagen Sie es.
Schritt 3: Der „Kontext“-Faktor#
Richten Sie ein paar Dinge einmal ein, damit die Bereinigung zu Ihrer Art zu schreiben passt:
- Schreibstile: In LumeVoice wählen Sie für jede Art von App einen Stil, sodass E-Mail beim Standardstil bleiben kann, während private Chats etwas Lockereres bekommen.
- Wörterbuch: Nehmen Sie in den Mac- und Windows-Apps Kunden- und Produktnamen sowie Fachbegriffe auf, damit sie jedes Mal richtig geschrieben werden.
- Textbausteine: Speichern Sie Text, den Sie immer wieder tippen, etwa Ihren Terminlink, eine Standardantwort oder Ihre Adresse, und fügen Sie ihn ein, indem Sie eine kurze Auslösephrase sagen.
Danach ist es jedes Mal dieselbe Schleife: sprechen, prüfen, senden.
Bereit, sich Zeit zurückzuholen?
LumeVoice funktioniert in Gmail, Outlook, Apple Mail und jeder anderen App, in der Sie tippen können, auf Mac, Windows, iPhone und Android. Zum Start gibt es 3.000 kostenlose Wörter, ohne Kreditkarte.
Die Fehler, die Sie machen#
- Sich mitten im Satz korrigieren: Sprechen Sie weiter. Füllwörter und Neuanfänge werden entfernt, und wenn Sie sich korrigieren („Donnerstag, ach nein, Freitag“), bleibt nur die Korrektur stehen.
- „Komma“ sagen: Sie müssen nicht jedes Zeichen diktieren. Die Bereinigung leitet die Zeichensetzung aus Ihrer Sprechweise ab.
- Ins Laptop-Mikrofon nuscheln: Sprechen Sie deutlich in Ihrem normalen Tempo und nutzen Sie, wenn möglich, ein Headset. Besserer Ton heißt weniger Korrekturen, aber nie null.
- Das Gegenlesen überspringen: Lesen Sie die E-Mail immer, bevor Sie auf Senden klicken, besonders Namen, Zahlen und Daten.
Das Fazit#
Jede E-Mail von Hand zu tippen, ist nicht der einzige Weg durch den Posteingang. Im Gespräch sprechen Menschen etwa 120–150 Wörter pro Minute, während eine Analyse der Aalto-Universität von 136 Millionen Tastenanschlägen eine durchschnittliche Tippgeschwindigkeit von etwa 52 ergab. Das macht nicht jede E-Mail dreimal so schnell, denn nachdenken, prüfen und überarbeiten müssen Sie weiterhin. Aber wer viele E-Mails schreibt, für den lohnt sich die Gewohnheit, den ersten Entwurf zu diktieren und einmal zu überarbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert es mit Gmail und Outlook?
Ja. LumeVoice tippt in die App, in der gerade der Cursor steht, also in Gmail im Browser, in der Outlook-App, in Apple Mail und anderen. Klicken Sie ins Textfeld, halten Sie die Taste gedrückt und sprechen Sie.
Was ist, wenn ein Fehler passiert?
Korrigieren Sie ihn von Hand, bevor Sie senden; Sie lesen die E-Mail ja ohnehin. Wird derselbe Name oder Begriff immer wieder falsch geschrieben, nehmen Sie ihn ins Wörterbuch auf, dann stimmt er beim nächsten Mal.
Verändert die Bereinigung, was ich gemeint habe?
Sie entfernt Füllwörter, übernimmt Ihre Selbstkorrekturen und korrigiert Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung, behält aber Ihre Aussage bei und fasst nicht zusammen. Lesen Sie vor dem Senden gegen, wie bei allem, was Sie tippen.
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