Therapeuten schreiben mehr, als die meisten ahnen. Nach einem vollen Sitzungstag warten Verlaufsnotizen, Behandlungspläne, Briefe, Versicherungsformulare und E-Mails, und die Dokumentation reicht oft bis in den Abend. Kein Wunder, dass „Notizen diktieren“ zu den häufigsten Suchen von Therapeuten gehört.
Hier liegt die Schwierigkeit. Eine Verlaufsnotiz ist per Definition eine geschützte Gesundheitsinformation, und in der psychischen Gesundheit sind die Folgen eines Lecks besonders schwer. Die nützliche Frage lautet deshalb nicht „Welche Diktier-App ist die beste?“, sondern „Welches Tool darf das hören?“. Wir entwickeln LumeVoice, eine allgemeine Diktier-App, und die Antwort für Klientennotizen lautet: nicht unseres. Dieser Leitfaden erklärt, was geeignet ist und wo eine allgemeine App in der Woche eines Therapeuten trotzdem ihren Platz hat.
Was Therapeuten dokumentieren#
Klinische Dokumentation (enthält Klienteninformationen):
- Erstgespräche und diagnostische Zusammenfassungen.
- Verlaufsnotizen nach jeder Sitzung.
- Behandlungspläne und deren Überprüfung.
- Psychotherapienotizen, wenn Sie sie getrennt führen.
- Briefe an Ärzte, Schulen, Arbeitgeber oder Versicherer über einen Klienten.
- Terminnachrichten, Voicemails und Portalantworten an Klienten.
Praxis- und Fachtexte (lassen sich frei von Klienteninformationen halten):
- Website-Texte, eine „Über mich“-Seite und Verzeichnisprofile.
- Blogbeiträge, Newsletter und psychoedukative Handouts, die für alle geschrieben sind.
- Fortbildungsnotizen und Reflexionen.
- Vorschläge für Workshops, Vorträge und Schulungen.
- E-Mails an Kollegen zu Intervisionsgruppen, Überweisungen in allgemeiner Form und Verwaltung.
- Buchentwürfe, Artikel und Persönliches.
Beachten Sie, dass in der zweiten Liste auch die meisten Privatpraxis-Therapeuten ihr Geschäft führen. Dabei kann eine allgemeine Diktier-App helfen.
Die Kernregel#
Alles über einen Klienten gehört in ein Tool, mit dem Ihre Praxis ein Business Associate Agreement (BAA) hat oder das Ihre Einrichtung freigegeben hat. In den USA ist ein Anbieter, der in Ihrem Auftrag geschützte Gesundheitsinformationen erhält, nach HIPAA ein Business Associate, und das BAA muss unterzeichnet sein, bevor Klienteninformationen dorthin gelangen. Dass ein Anbieter Audio nach der Verarbeitung löscht, ersetzt diesen Vertrag nicht.
Zwei Punkte, die speziell für die psychische Gesundheit gelten:
- Schon die Tatsache, dass jemand Ihr Klient ist, ist vertraulich. Ein Name im Kalendereintrag, eine SMS „bis Dienstag“ oder die Transkription einer Voicemail zählen dazu. Diktieren Sie sie nicht in eine nicht freigegebene App.
- Psychotherapienotizen haben eigene Regeln. HIPAA schützt Psychotherapienotizen, die getrennt von der Akte geführt werden, zusätzlich. Das Recht Ihres Bundesstaats, die Regeln Ihrer Berufsaufsicht und Ihr berufsethischer Kodex (APA, ACA, NASW, AAMFT oder das Äquivalent Ihres Landes) können weitere Vorgaben machen, und für Aufzeichnungen zur Behandlung von Substanzgebrauch können zusätzliche Bundesregeln gelten.
Unser Leitfaden zu privatem Diktieren für juristische und medizinische Arbeit behandelt BAAs und Tools auf dem Gerät ausführlicher.
Dies ist keine Rechts- oder Compliance-Beratung. Fragen Sie den Compliance-Berater Ihrer Praxis, Ihre Einrichtung oder Ihre Berufsaufsicht.
Optionen für klinische Notizen#
Ihr Praxisverwaltungs- oder EHR-System. Viele von Therapeuten genutzte Systeme enthalten inzwischen Diktat oder KI-Notizfunktionen. Wenn Ihres das tut und Ihr BAA mit dem Anbieter diese Funktion abdeckt, ist das meist der einfachste Weg: Die Notiz landet direkt in der Akte, und Sie holen keinen weiteren Anbieter hinzu. Lesen Sie aber die Bedingungen der Funktion: Eine KI-Notizfunktion, die die Sitzung aufzeichnet, ist mit Klienten ein anderes Einwilligungsgespräch, als wenn Sie die Notiz hinterher selbst diktieren.
Eine Diktier-App, die ein BAA unterzeichnet. Das Help Center von Wispr Flow beschreibt das Unterzeichnen eines BAA in den Einstellungen unter „Data & Privacy“ auf Mac, Windows und iOS (nicht Android). Der Growth-Tarif zu 18 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ergänzt eine organisationsweit durchgesetzte HIPAA-Konfiguration mit unterzeichnetem BAA und Admin-Steuerung, Stand Oktober 2026 (Preisdetails). Für eine Einzelpraxis, die Notizen auf dem Mac diktieren will, ist das eine echte Option. Prüfen Sie, dass das BAA den Tarif abdeckt, den Sie nutzen.
Dragon Medical One oder Dragon Copilot. Arbeiten Sie in einem Krankenhaus oder Gesundheitsverbund, der sie bereits nutzt, fragen Sie, ob die Verhaltensmedizin abgedeckt ist. Beide werden von Microsoft an Organisationen verkauft und auf Anfrage bepreist (Dragon-Preise).
Diktat, das auf Ihrem eigenen Rechner läuft. Die lokalen Modelle von Superwhisper, MacWhisper und die Apple Diktierfunktion (in den Sprachen, die Apple auf dem Gerät verarbeitet) senden kein Audio an einen Anbieter. Das beseitigt die Business-Associate-Frage, nicht Ihre übrigen Sicherheitspflichten: Ein verschlüsseltes Gerät, ein starker Code und eine Bildschirmsperre zählen weiterhin.
Wo LumeVoice hineinpasst#
LumeVoice ist KI-Diktat für Mac, Windows, iPhone und Android mit einem Tarif. Halten Sie auf dem Mac fn oder unter Windows Strg + Win gedrückt, sprechen Sie, lassen Sie los, und sauberer Text erscheint dort, wo Ihr Cursor steht. Füllwörter und Fehlstarts verschwinden, Selbstkorrekturen werden umgesetzt, Satzzeichen und Absätze erscheinen.
Es ist ein Cloud-Dienst. Audio wird zur Verarbeitung gesendet und danach nicht gespeichert, was Sie sagen, wird nie zum Trainieren von Modellen verwendet, und Ihr Diktatverlauf bleibt auf Ihrem Gerät. Es braucht eine Internetverbindung. Es ist nicht nach HIPAA zertifiziert, hat keine medizinische Zertifizierung und bietet kein BAA an. Es ist nicht für Verlaufsnotizen, Klientenbriefe oder irgendetwas, das einen Klienten identifiziert.
Hilfreich ist es bei der geschäftlichen und handwerklichen Seite der Praxis. Viele Therapeuten erklären einen Gedanken lieber laut, als ihn zu tippen, was bei einem Blogbeitrag oder einem Handout für die Öffentlichkeit nützlich ist. Beim Sprechen bleibt zudem oft der warme, schlichte Ton erhalten, den Sie im Raum verwenden, und genau der fehlt Website-Texten häufig.
Beispiele (ohne Klienteninformationen)#
Diese Beispiele sind illustrativ und enthalten keine Klientendetails. Sie zeigen, was die Bereinigung bewirkt, kein gemessenes Ergebnis.
Ein psychoedukatives Handout#
Schreiben Sie es einmal für alle, nicht für einen bestimmten Klienten. Öffnen Sie Google Docs und sprechen Sie es durch.
Sie sagen (Beispiel): „Erdung, wenn Sie sich überfordert fühlen. Ähm, probieren Sie die Fünf-vier-drei-zwei-eins-Übung. Nehmen Sie fünf Dinge wahr, die Sie sehen, vier, die Sie, äh, berühren können, drei, die Sie hören, zwei, die Sie riechen, und eins, das Sie schmecken. Es geht nicht darum, das Gefühl, na ja, verschwinden zu lassen. Es geht darum, in den Raum zurückzukommen.“
Das erscheint: Erdung, wenn Sie sich überfordert fühlen
Probieren Sie die 5-4-3-2-1-Übung. Nehmen Sie fünf Dinge wahr, die Sie sehen, vier, die Sie berühren können, drei, die Sie hören, zwei, die Sie riechen, und eins, das Sie schmecken. Es geht nicht darum, das Gefühl verschwinden zu lassen. Es geht darum, in den Raum zurückzukommen.
Klinische Inhalte in einem Handout bleiben Ihre berufliche Verantwortung. Prüfen Sie es deshalb wie alles, was Sie Klienten geben.
Die „Über mich“-Seite#
Sie sagen (Beispiel): „Ich arbeite hauptsächlich mit Erwachsenen, die, äh, feststecken, Menschen, denen es auf dem Papier gut geht, aber, ähm, die sich nicht gut fühlen. Mein Ansatz ist, Entschuldigung, mein Stil ist warm und direkt, und ich sage Ihnen, was mir auffällt.“
Das erscheint: Ich arbeite hauptsächlich mit Erwachsenen, die feststecken: Menschen, denen es auf dem Papier gut geht, die sich aber nicht gut fühlen. Mein Stil ist warm und direkt, und ich sage Ihnen, was mir auffällt.
Die E-Mail zur Intervision#
Halten Sie sie bei der Organisation. Besprechen Sie Fälle in der Gruppe, nicht in der E-Mail.
Sie sagen (Beispiel): „Hallo zusammen, die Intervisionsgruppe im Oktober ist am 28. um 18 Uhr, nein, 18:30 Uhr. Gleicher Videolink. Wenn Sie etwas vorstellen möchten, antworten Sie bis Freitag.“
Das erscheint: Hallo zusammen, die Intervisionsgruppe im Oktober ist am 28. um 18:30 Uhr. Gleicher Videolink. Wenn Sie etwas vorstellen möchten, antworten Sie bis Freitag.
Für Texte, die keine Klientennotiz sind
LumeVoice verwandelt Gesprochenes in sauberen Text für Blogbeiträge, Handouts und E-Mails, auf Mac, Windows, iPhone und Android. Nicht für Klienteninformationen. Starten Sie mit 3.000 kostenlose Wörter, ohne Kreditkarte.
Eine faire Auswahl#
- Verlaufsnotizen, Einzelpraxis: Diktat oder KI-Notizen in Ihrem Praxisverwaltungssystem, wenn Ihr BAA sie abdeckt; oder eine Diktier-App, die ein BAA unterzeichnet, wie Wispr Flow.
- Therapeut in Krankenhaus oder Gesundheitsverbund: das, was Ihr Arbeitgeber freigegeben hat, möglicherweise Dragon Medical One oder Dragon Copilot.
- Sie wollen kein Audio an irgendeinen Anbieter senden: die lokalen Modelle von Superwhisper, MacWhisper oder die Apple Diktierfunktion bei Verarbeitung auf dem Gerät, dazu gute Gerätesicherheit.
- Blogbeiträge, Handouts, Website-Texte, Fortbildungsnotizen und Verwaltung ohne Klientendetails: LumeVoice, Wispr Flow oder das kostenlose Diktat, das Ihr Smartphone oder Rechner schon hat.
Angaben zu Mitbewerbern, Stand Oktober 2026, aus den Seiten der Anbieter, wie in unseren Leitfäden zu Wispr-Flow-Preisen und Dragon-Preisen belegt.
Drei Gewohnheiten, die sich lohnen#
Eine Geräteregel. Ist eine allgemeine Diktier-App auf Ihrem Laptop, legen Sie fest, dass Klientenarbeit auf diesem Laptop nur in Ihrem freigegebenen System stattfindet und nie mit der aktiven allgemeinen App in der Akte eines Klienten.
Schreiben Sie öffentliche Texte für die Öffentlichkeit. Stammt die Idee zu einem Blogbeitrag aus einer Sitzung, schreiben Sie die allgemeine Idee, nicht die Geschichte des Klienten. Auch zusammengesetzte Fälle können Menschen identifizieren; prüfen Sie Ihren Ethikkodex, bevor Sie einen veröffentlichen.
Nutzen Sie Snippets für die Praxisverwaltung. Ihr Website-Link, die Grußformel Ihres Newsletters, Ihre Praxisadresse für einen Kollegen: Sagen Sie in LumeVoice ein kurzes Stichwort, und der volle Text erscheint. Halten Sie Klientenkorrespondenz in Ihrem freigegebenen System, auch wenn der Text selbst Standardtext ist.
