L’assurance repose sur le dossier écrit. Quand un client appelle pour un accrochage, la note que vous rédigez dans les cinq minutes suivantes peut être ce sur quoi tout le monde s’appuiera des mois plus tard. Quand vous revoyez les garanties au renouvellement, l’e-mail de suivi prouve que vous avez expliqué le manque dans ses plafonds de responsabilité. Et quand vous établissez un devis pour un nouveau foyer, c’est le suivi qui transforme un devis en contrat.
Les mots ne manquent pas aux agents. C’est le temps de les taper pendant que le téléphone sonne sans cesse. C’est là qu’un logiciel de dictée pour agents d’assurance aide : vous dites la note tant qu’elle est fraîche, et l’outil en fait un texte que vous pouvez classer.
Ci-dessous : l’écriture que produit réellement une agence, ce qui compte pour choisir un outil dans une activité réglementée, cinq options et des exemples de méthodes. Nous éditons LumeVoice, il figure donc dans la liste. Les informations sur les autres outils viennent de leurs propres pages, en octobre 2026.
L’écriture derrière un contrat#
Qu’il s’agisse de particuliers, d’entreprises, de vie ou de santé, la plupart des agents écrivent les mêmes types de textes :
- Les notes d’activité et de sinistre dans le système de gestion de l’agence : qui a appelé, ce qui s’est passé, ce que vous avez répondu, la suite.
- Les suivis clients : résumés de devis, bilans de renouvellement, recommandations de garanties, demandes de documents.
- La communication avec les assureurs : soumissions, questions de souscription, demandes d’avenants.
- Les e-mails de service : attestations d’assurance, cartes, questions de paiement, changements d’adresse.
Le fil commun est la précision. Une note de sinistre a besoin de la date du sinistre, du lieu et du déroulé des faits. Un e-mail de renouvellement a besoin des bons plafonds et des bonnes franchises. La dictée aide pour le récit ; les chiffres demandent toujours un œil attentif.
Ce qui compte pour choisir#
Votre service conformité, d’abord. Beaucoup d’agences et d’assureurs ont des règles sur les logiciels autorisés à traiter des informations clients. Certains éditeurs sont approuvés ; beaucoup ne le sont pas. Avant de choisir un outil par commodité, demandez ce qui est permis. Cette décision appartient à votre société, pas à un article de blog ni à un éditeur de logiciel.
Il doit atteindre votre système. Si votre système de gestion tourne dans un navigateur ou comme application de bureau, un outil de dictée système peut y écrire. Un outil qui ne marche que dans Word, non.
La formulation exacte quand elle compte. Les mentions obligatoires et les avertissements doivent être reproduits mot pour mot. Cherchez des raccourcis de texte ou un remplacement de texte, pour que le texte requis soit inséré et non dicté.
Le vocabulaire du métier. Des termes comme « parapluie », « subrogation », « valeur à neuf » ou « E&O » et les noms d’assureurs doivent être bien transcrits. Un dictionnaire personnalisé aide.
Le nettoyage. La transcription brute garde chaque « euh » et chaque faux départ. Dans une note de sinistre, une autocorrection laissée dans le texte (« mardi, non, mercredi ») déroute celui qui la lira ensuite.
Cinq options#
Dicter de Microsoft 365 (Word et Outlook)#
Si votre agence paie déjà Microsoft 365, Dicter est intégré à Word et Outlook. C’est le point de départ le plus simple pour les e-mails et les courriers, sans rien de nouveau à faire approuver par l’informatique. Il ne fonctionne que dans les applications de Microsoft : il ne peut donc pas écrire dans votre système de gestion, et il transcrit au lieu de nettoyer. Plus de détails dans notre guide des alternatives à la dictée Word.
Saisie vocale Windows#
Appuyez sur Win + H dans n’importe quel champ de texte sous Windows 10 ou 11. Elle est gratuite, fonctionne sur tout le système et demande une connexion internet. Sur les PC Copilot+, la dictée fluide (anglais) supprime les mots de remplissage et corrige la grammaire. Si vous ne pouvez pas installer de logiciel sur un PC d’agence, c’est votre option sans coût.
Dragon Professional#
Dragon est depuis des décennies le nom de référence de la dictée professionnelle. Il ne fonctionne que sous Windows, il est installé sur votre PC, et il offre un vocabulaire personnalisé poussé, des commandes vocales et des macros. En octobre 2026, des revendeurs vendent Dragon Professional v16 environ 699 $, en paiement unique. Pour un agent qui veut piloter l’ordinateur à la voix, ou dont l’agence l’a adopté comme standard, Dragon est le choix le plus solide. Notre page LumeVoice vs Dragon les compare en détail.
LumeVoice#
LumeVoice écrit un texte nettoyé dans n’importe quelle application sur Mac et Windows, y compris votre système de gestion dans un navigateur ou sur le bureau. Maintenez Ctrl + Win sous Windows (fn sur un Mac), parlez, relâchez. Il supprime les mots de remplissage, applique les autocorrections, ajoute la ponctuation et transforme les listes parlées en listes. Les raccourcis de texte insèrent un texte enregistré à l’identique, ce qui convient aux mentions approuvées. Le dictionnaire personnalisé transmet vos termes et les noms d’assureurs à la reconnaissance vocale sur ordinateur. Sur iPhone et Android, vous pouvez dicter des SMS et e-mails clients entre deux rendez-vous, avec une seule formule pour tous les appareils.
Ce qu’il ne fait pas : il n’a pas de commandes vocales pour piloter l’ordinateur, ni formule d’équipe ou console d’administration, ni certification de conformité. Il fonctionne dans le cloud et demande une connexion.
Wispr Flow#
Wispr Flow est une application de dictée par IA pour Mac, Windows, iPhone et Android, uniquement dans le cloud, avec nettoyage, dictionnaire et raccourcis de texte. Pro coûte 15 $ par mois ou 144 $ par an. Sa formule Growth, à 18 $ par utilisateur et par mois facturés annuellement, ajoute l’authentification unique, des contrôles d’administration et l’application de HIPAA à l’échelle de l’organisation avec un BAA signé (détails des tarifs). Pour les agents en santé ou Medicare dont le service conformité exige un BAA, c’est un vrai avantage sur LumeVoice, qui n’en propose pas.
Méthodes, avec exemples#
Les exemples ci-dessous sont illustratifs. Ils montrent ce que fait le nettoyage, pas un vrai sinistre ni un résultat mesuré. Vérifiez toujours les noms, dates, montants et numéros de contrat avant d’enregistrer.
La note de première déclaration de sinistre#
Un client appelle pour un sinistre. Vous prenez des notes sur papier pendant qu’il parle. À la fin de l’appel, vous ouvrez la note d’activité et la dites dans l’ordre.
Vous dites (exemple illustratif) : « Assuré a appelé à, euh, 14 h 40. Tamponné à un feu rouge au croisement de la rue Principale et de la Cinquième mardi, non, mercredi 14. L’autre conducteur s’est arrêté, constat échangé, plainte déposée. L’assuré signale, euh, des douleurs au cou, va aux urgences aujourd’hui. Véhicule roulant. Conseillé de récupérer le numéro du procès-verbal et des photos, et je lui indique que je déclare le sinistre à l’assureur aujourd’hui. »
Ce qui s’écrit : Assuré a appelé à 14 h 40. Tamponné à un feu rouge au croisement de la rue Principale et de la Cinquième mercredi 14. L’autre conducteur s’est arrêté, informations échangées ; plainte déposée. L’assuré signale des douleurs au cou et va aux urgences aujourd’hui. Véhicule roulant. Conseillé de récupérer le numéro du procès-verbal et des photos, et je lui indique que je déclare le sinistre à l’assureur aujourd’hui.
La question de savoir si un détail comme la blessure a sa place dans cette note, et comment il est formulé, relève de la procédure de votre agence. La dictée ne change que la vitesse à laquelle vous l’écrivez.
Le suivi après le bilan de renouvellement#
Après un rendez-vous de bilan, envoyez au client un résumé écrit de ce dont vous avez discuté, y compris ce qu’il a refusé. Dictez-le dans Outlook ou Gmail :
Vous dites (exemple illustratif) : « Merci pour cet échange aujourd’hui. Pour récapituler, un, nous gardons vos plafonds de responsabilité auto tels quels. Deux, vous avez décidé de ne pas ajouter la garantie parapluie pour l’instant, je reviendrai vers vous au prochain renouvellement. Trois, je vous envoie le devis habitation mis à jour avec la franchise plus élevée d’ici vendredi. »
Ce qui s’écrit : Merci pour cet échange aujourd’hui. Pour récapituler :
- Nous gardons vos plafonds de responsabilité auto tels quels.
- Vous avez décidé de ne pas ajouter la garantie parapluie pour l’instant ; je reviendrai vers vous au prochain renouvellement.
- Je vous envoie le devis habitation mis à jour avec la franchise plus élevée d’ici vendredi.
Dites ensuite la formule de votre raccourci de texte pour insérer la formule de clôture approuvée par votre société, puis votre signature.
Le suivi de devis depuis la voiture#
Les prospects refroidissent vite. Après une visite à domicile, dictez un court SMS ou e-mail depuis votre téléphone à l’arrêt : remerciez, nommez la chose qui comptait le plus pour eux et dites quand le devis arrivera. Sur iPhone, LumeVoice est un clavier sur lequel vous basculez dans n’importe quelle application ; sur Android, c’est une bulle au-dessus du clavier que vous utilisez déjà (iPhone, Android).
Les soumissions aux assureurs#
Les souscripteurs veulent un récit clair : le risque, l’activité, l’historique des sinistres, ce qui a changé. Le dire comme vous l’expliqueriez au téléphone, puis le resserrer, est souvent plus rapide que de fixer un champ vide. Gardez les chiffres hors de la dictée et collez-les depuis vos documents.
Confidentialité et conformité, simplement#
Chaque outil de cette liste traite votre audio différemment :
- Dragon Professional est installé sur votre PC Windows.
- La dictée Apple sur iPhone peut fonctionner sans connexion dans de nombreuses langues.
- La saisie vocale Windows, Dicter de Microsoft 365, Wispr Flow et LumeVoice utilisent un traitement dans le cloud.
Pour LumeVoice en particulier : l’audio est envoyé pour traitement et n’est pas conservé ensuite ; ce que vous dites n’est jamais utilisé pour entraîner des modèles ; et votre historique de dictée reste sur votre appareil, pas sur nos serveurs. LumeVoice n’a aucune certification de conformité (pas de BAA HIPAA, pas d’homologation propre à un secteur). Savoir s’il est autorisé pour des informations clients ou de sinistres, c’est à votre société d’en décider, et dans le doute, la réponse est de demander d’abord.
Un point pratique aussi : dicter, c’est dire à voix haute des détails sur vos clients. Dans un open space, cela peut compter autant que la destination de l’audio.
Classez la note tant que l’appel est frais
LumeVoice transforme ce que vous dites en texte propre dans votre système de gestion, Outlook et Gmail sur Mac et Windows, avec iPhone et Android dans la même formule. Chaque nouveau compte reçoit 3 000 mots gratuits, sans carte bancaire.
Choisir en une minute#
- Déjà sur Microsoft 365 et vous n’écrivez que des e-mails et des courriers : utilisez Dicter dans Outlook et Word.
- PC Windows verrouillé : la saisie vocale Windows.
- Vous voulez piloter votre PC à la voix, ou votre agence utilise Dragon : Dragon Professional.
- Assurance santé avec exigence de BAA : un éditeur qui en signe un, comme Wispr Flow avec sa formule Growth.
- Vous voulez des notes propres dans toutes les applications, sur ordinateur et téléphone, et votre société autorise un outil cloud : LumeVoice.
Le meilleur outil est celui que votre service conformité approuve et que vous utilisez vraiment le jour même. Des notes écrites dans les minutes qui suivent un appel valent mieux que des notes parfaites écrites le vendredi.
