Écrire ses e-mails plus vite avec la voix : guide pas à pas

L'e-mail dévore discrètement votre temps. Lire les messages va vite ; rédiger des réponses claires et bien construites, c'est ce qui épuise la journée.

Et si vous arrêtiez de taper le premier jet pour le dire à voix haute ?

Pour la plupart des gens, parler va plus vite que taper. Une étude de l'université Stanford, de l'université de Washington et de Baidu a montré que la saisie vocale était environ trois fois plus rapide que la frappe sur le clavier d'un smartphone, avec moins d'erreurs. Voici une méthode en trois étapes pour que cette vitesse compte dans votre boîte de réception.

Étape 1 : Dites tout d'un trait#

Cliquez dans le corps de l'e-mail et lancez votre outil de dictée. Avec LumeVoice, maintenez la touche fn sur Mac ou Ctrl + Win sur Windows ; pour un e-mail plus long, appuyez deux fois sur le raccourci pour passer en mode mains libres, sans avoir à le maintenir. Dites ensuite tout le message sans vous arrêter pour corriger quoi que ce soit.

Une erreur fréquente consiste à dicter chaque signe de ponctuation : « Bonjour Jean virgule je pensais au projet virgule et je crois qu'il faudrait euh décaler l'échéance point »

Inutile. Les apps de dictée IA ajoutent la ponctuation courante d'après votre phrasé : vous pouvez réserver les signes dictés à ceux qu'elles ne devineront pas. Parlez simplement, comme vous l'expliqueriez à Jean en personne :

« Bonjour Jean euh je voulais te dire que les maquettes ne sont pas encore prêtes donc il faut décaler l'échéance à jeudi enfin non vendredi désolé pour le retard on veut que ce soit bien fait dis-moi si vendredi te va bonne journée Marie »

Dictez l'objet séparément : cliquez dans le champ Objet et dites quelques mots.

Étape 2 : Laissez l'IA faire le gros du travail#

C'est là que la dictée IA se distingue de la simple transcription. Une étape de nettoyage transforme ce brouillon oral en un texte que vous pouvez envoyer. Voici le type de résultat à attendre de LumeVoice. C'est une illustration de ce que fait le nettoyage, pas un résultat de test :

Bonjour Jean,

Je voulais te dire que les maquettes ne sont pas encore prêtes, donc il faut décaler l'échéance à vendredi. Désolé pour le retard ; on veut que ce soit bien fait.

Dis-moi si vendredi te va.

Bonne journée, Marie

Ce qui a changé : le « euh » a disparu, « jeudi enfin non vendredi » est devenu « vendredi », la ponctuation et les majuscules ont été ajoutées, et la formule d'appel et la signature ont chacune leur propre ligne.

Ce qui n'a pas changé : vos mots et ce que vous vouliez dire. Le nettoyage n'invente pas d'objet, n'ajoute pas de détails que vous n'avez pas donnés et ne transforme pas un mot informel en lettre officielle. Si vous voulez que l'e-mail dise quelque chose, dites-le.

Étape 3 : Le facteur « contexte »#

Réglez quelques éléments une bonne fois pour toutes, pour que le nettoyage corresponde à votre façon d'écrire :

• Styles d'écriture : LumeVoice vous permet de choisir un style pour chaque type d'app ; vos e-mails peuvent garder le style par défaut pendant que vos conversations personnelles adoptent quelque chose de plus décontracté.
• Dictionnaire : dans les apps Mac et Windows, ajoutez les noms de clients, de produits et votre jargon pour qu'ils soient toujours bien orthographiés.
• Snippets : enregistrez les textes que vous tapez encore et encore, comme votre lien de prise de rendez-vous, une réponse type ou votre adresse, et insérez-les en prononçant une courte expression déclencheuse.

Ensuite, c'est toujours la même boucle : parler, vérifier, envoyer.

Les erreurs que vous faites#

1. Vous corriger en pleine phrase : continuez. Les mots de remplissage et les reprises sont supprimés, et quand vous vous corrigez (« jeudi, enfin non, vendredi »), seule la correction reste.
2. Dire « virgule » : inutile de dicter chaque signe. Le nettoyage déduit la ponctuation de votre phrasé.
3. Marmonner dans le micro d'un portable : parlez clairement, à votre rythme habituel, et utilisez un casque si possible. Un meilleur son, c'est moins de corrections, mais jamais zéro.
4. Sauter la relecture finale : relisez toujours l'e-mail avant d'appuyer sur Envoyer, en particulier les noms, les chiffres et les dates.

Le verdict#

Taper chaque e-mail à la main n'est pas la seule façon de venir à bout d'une boîte de réception. En conversation, on parle généralement autour de 120 à 150 mots par minute en anglais, alors qu'une analyse de 136 millions de frappes menée par l'université Aalto situe la vitesse de frappe moyenne autour de 52. Cela ne rend pas chaque e-mail trois fois plus rapide à écrire, car il faut toujours réfléchir, vérifier et retoucher. Mais pour quiconque écrit beaucoup d'e-mails, dicter le premier jet et relire une seule fois est une habitude qui vaut la peine d'être prise.

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