Fragen Sie eine Sozialarbeiterin, was ihre Woche ausfüllt, und Papierkram steht weit oben. Fallnotizen nach einem Hausbesuch, Einschätzungen, Hilfepläne, Gerichtsberichte, Überweisungen, Förderformulare. Vieles wird spät und aus der Erinnerung geschrieben, am Küchentisch oder im geparkten Auto.
Diktat klingt nach der naheliegenden Lösung, und für einen Teil dieser Texte kann es das sein. Doch Akten der Sozialarbeit gehören zu den sensibelsten, die jemand führt: Kinderschutz, psychische Gesundheit, Wohnen, Migration, Familientrennung. Und anders als eine Ärztin in der Privatpraxis wählen die meisten Sozialarbeiter ihre Tools nicht selbst. Das tut ihre Einrichtung.
Wir entwickeln LumeVoice, eine allgemeine KI-Diktier-App. Für Fallakten ist sie nicht geeignet. Dieser Leitfaden beschreibt, was geeignet ist und wo eine allgemeine App trotzdem hilft.
Was Sozialarbeiter schreiben#
Klientenakten (enthalten Klienteninformationen):
- Fallnotizen und Kontaktprotokolle nach Besuchen und Anrufen.
- Einschätzungen, Hilfepläne und Sicherheitspläne.
- Gerichtsberichte und Stellungnahmen.
- Überweisungen an andere Dienste und Briefe über einen Klienten.
- Supervisionsnotizen, die Fälle besprechen.
- SMS und E-Mails an oder über Klienten und Familien.
Fachliches Schreiben (lässt sich frei von Klienteninformationen halten):
- Förderanträge und Mittelverwendungsberichte in aggregierter Form.
- Schulungsmaterial, Präsentationen und Einarbeitungsleitfäden.
- Öffentlichkeitsarbeit: Flyer, Newsletter, Website-Texte.
- Stellungnahmen zu Politik, Advocacy-Briefe zu allgemeinen Themen und Artikel.
- Studienarbeiten, Lernnotizen für die Zulassung und Reflexionen zur Fortbildung.
- Verwaltungs-E-Mails: Dienstpläne, Terminabsprachen, Team-Updates ohne Falldetails.
Die Regel, die zuerst kommt#
Klienteninformationen gehören nur in die Systeme, die Ihre Einrichtung freigegeben hat, auf den Geräten, die sie erlaubt. Welches Gesetz dahintersteht, hängt von Ihrem Arbeitsumfeld ab. Eine Sozialarbeiterin in Krankenhaus oder Klinik arbeitet unter HIPAA, wo jeder Anbieter, der geschützte Gesundheitsinformationen erhält, zuerst ein Business Associate Agreement (BAA) braucht. Eine Kinderschutzfachkraft, ein Schulsozialarbeiter oder eine Fachkraft am Gericht kann von anderen bundes- und landesrechtlichen Vertraulichkeitsgesetzen erfasst sein. Der NASW Code of Ethics (Standard 1.07 behandelt Privatsphäre und Vertraulichkeit) gilt für alle, und außerhalb der USA übernehmen Ihre Aufsichtsbehörde und das Datenschutzrecht dieselbe Rolle.
Sie müssen die Rechtslage nicht selbst kartieren. Ihre Einrichtung hat dafür eine Datenschutzbeauftragte oder eine IT-Richtlinie. Entscheidend ist die Gewohnheit: Ein Falldetail kommt nie in eine App, die die Einrichtung nicht freigegeben hat, auch nicht für einen ersten Entwurf, auch nicht, wenn Sie ihn später löschen.
Dies ist keine Rechts- oder Compliance-Beratung. Fragen Sie Ihre Einrichtung, Ihre Supervisorin oder deren Datenschutzbeauftragte.
Das Parkplatz-Problem#
Der Moment, in dem die meisten Sozialarbeiter an Diktat denken, ist direkt nach einem Besuch. Die Details sind frisch, der nächste Termin ist in vierzig Minuten, und das Smartphone liegt in der Hand. Genau dann ist eine Verbraucher-App am verlockendsten und am unpassendsten.
Bietet Ihre Einrichtung eine Möglichkeit, auf einem Diensthandy Notizen aufzunehmen oder zu diktieren und direkt in das Fallmanagementsystem zu übertragen, nutzen Sie sie. Wenn nicht, fragen Sie nach. Eine kurze handschriftliche Notiz im Auto, sicher verwahrt und später im freigegebenen System abgetippt, ist besser als eine polierte Notiz über eine App, die niemand freigegeben hat. Unser Leitfaden zu privatem Diktieren für juristische und medizinische Arbeit erklärt, warum „es löscht das Audio“ die Frage nicht klärt.
Optionen für Fallakten#
Das Fallmanagement- oder Aktensystem Ihrer Einrichtung. Manche enthalten Diktat oder Sprache-zu-Text. Fragen Sie Ihr IT-Team oder die Systemtrainer, ob es für Ihre Rolle aktiviert ist.
Dragon Medical One oder Dragon Copilot. Sozialarbeiter in Krankenhäusern und Gesundheitsverbünden haben möglicherweise schon Zugang, wenn ihre Organisation sie lizenziert. Microsoft verkauft beide auf Anfrage an Organisationen, Stand Oktober 2026. Dragon Medical One ist in klinische Systeme wie Epic, Oracle Cerner und MEDITECH integriert (Dragon-Preise, LumeVoice vs. Dragon).
Eine Diktier-App mit BAA, wenn Ihre Einrichtung sie freigibt. Das Help Center von Wispr Flow beschreibt das Unterzeichnen eines BAA in den App-Einstellungen auf Mac, Windows und iOS. Der Growth-Tarif zu 18 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ergänzt eine organisationsweit durchgesetzte HIPAA-Konfiguration, Single Sign-on und Admin-Steuerung, Stand Oktober 2026 (Preisdetails). Die Admin-Steuerung ist der Teil, der eine Einrichtung interessiert. Die Einrichtung muss diese Entscheidung treffen, nicht eine einzelne Fachkraft.
Eingebautes Diktat auf Geräten der Einrichtung. Laptops und Smartphones der Einrichtung haben oft das Diktat des Betriebssystems. Ob es für Akten genutzt werden darf, ist wiederum eine Frage der Einrichtungsrichtlinie; ein Teil verarbeitet auf dem Gerät und ein Teil nicht, je nach Sprache und Einstellung.
Wo LumeVoice hineinpasst#
LumeVoice ist KI-Diktat für Mac, Windows, iPhone und Android mit einem Tarif. Halten Sie auf dem Mac fn gedrückt, unter Windows Strg + Win, wechseln Sie auf dem iPhone zur Lume-Tastatur oder tippen Sie auf Android auf die schwebende Blase. Sprechen Sie, und sauberer Text erscheint, ohne Füllwörter, mit umgesetzten Selbstkorrekturen und ergänzten Satzzeichen. Gesprochene Aufzählungen werden zu nummerierten Listen.
Es ist cloudbasiert und braucht eine Verbindung. Audio wird nach der Verarbeitung nicht gespeichert und nicht zum Trainieren von Modellen verwendet, und Ihr Diktatverlauf bleibt auf Ihrem Gerät. Es hat keine HIPAA-Zertifizierung, kein BAA und keinen Team-Tarif oder keine Admin-Konsole. Beschränken Sie es auf Texte ohne Klienteninformationen, auf einem Gerät, auf dem Ihre Einrichtung es erlaubt (für viele heißt das: ein privater Rechner für Studium, freiberufliches Schreiben oder Advocacy).
Die Liste des fachlichen Schreibens oben ist der Bereich, in dem es hilft. Förderanträge, Schulungsskripte und Stellungnahmen sind lang, und oft lassen sie sich zuerst laut leichter erklären.
Beispiele (ohne Klienteninformationen)#
Nur zur Illustration. Sie zeigen, was die Bereinigung bewirkt, kein gemessenes Ergebnis, und enthalten keine Klientendetails.
Der Förderantrag#
Öffnen Sie Google Docs oder Word und erklären Sie das Programm einem imaginären Geldgeber.
Sie sagen (Beispiel): „Das Programm unterstützt, ähm, Familien im ersten Jahr nach dem Einzug in dauerhaften Wohnraum. Die Fachkräfte besuchen, äh, wöchentlich in den ersten drei Monaten, nein, den ersten vier Monaten, und danach monatlich. Die wichtigsten Ergebnisse, die wir erfassen, sind, eins, Mietverhältnis nach zwölf Monaten gesichert, zwei, Schulbesuch, drei, Anbindung an lokale Dienste.“
Das erscheint: Das Programm unterstützt Familien im ersten Jahr nach dem Einzug in dauerhaften Wohnraum. Die Fachkräfte besuchen wöchentlich in den ersten vier Monaten und danach monatlich. Die wichtigsten Ergebnisse, die wir erfassen, sind:
- Mietverhältnis nach zwölf Monaten gesichert
- Schulbesuch
- Anbindung an lokale Dienste
Zahlen in einem Förderbericht sollten aus den eigenen Daten Ihrer Einrichtung stammen und aus der Quelle eingetippt werden.
Die Team-E-Mail#
Sie sagen (Beispiel): „Hallo Team, zur Erinnerung: Die Schulung zum neuen Einschätzungsformular ist Mittwoch um 10. Sie ist, ähm, im großen Besprechungsraum, nicht online. Bitte bringen Sie, na ja, einen Laptop mit.“
Das erscheint: Hallo Team, zur Erinnerung: Die Schulung zum neuen Einschätzungsformular ist Mittwoch um 10. Sie ist im großen Besprechungsraum, nicht online. Bitte bringen Sie einen Laptop mit.
Der Absatz für die Studienarbeit#
Sie sagen (Beispiel): „Stärkenorientierte Praxis fragt, äh, was funktioniert, nicht nur, was falsch läuft. In meinem Essay werde ich argumentieren, dass, Entschuldigung, ich werde argumentieren, dass sie am nützlichsten ist, wenn sie das erste Gespräch prägt, nicht nur den Plan.“
Das erscheint: Stärkenorientierte Praxis fragt, was funktioniert, nicht nur, was falsch läuft. In meinem Essay werde ich argumentieren, dass sie am nützlichsten ist, wenn sie das erste Gespräch prägt, nicht nur den Plan.
MSW-Studierende und Lehrende erhalten 50 % Rabatt auf LumeVoice Pro; siehe unsere Studierendenseite.
Sprechen Sie den Antrag durch, nicht den Fall
LumeVoice verwandelt Gesprochenes in Word, Google Docs, Outlook oder jeder anderen App auf Mac, Windows, iPhone und Android in sauberen Text. Nicht für Klientenakten. Probieren Sie es mit 3.000 kostenlose Wörter, ohne Kreditkarte.
Eine faire Auswahl#
| Text | Nutzen Sie |
|---|---|
| Fallnotizen, Einschätzungen, Gerichtsberichte | Das freigegebene System und die freigegebenen Geräte Ihrer Einrichtung |
| Sozialarbeit in Krankenhaus oder Klinik | Das, was Ihr Gesundheitsverbund lizenziert, möglicherweise Dragon Medical One oder Dragon Copilot |
| Einrichtung, die ein Cloud-Diktiertool mit Steuerungsfunktionen wählt | Ein Anbieter, der ein BAA unterzeichnet und Admin-Steuerung bietet, etwa der Growth-Tarif von Wispr Flow |
| Förderanträge, Schulungen, Öffentlichkeitsarbeit, Studium und Verwaltung ohne Klientendetails | LumeVoice, Wispr Flow oder eingebautes Diktat, wo Ihre Einrichtung es erlaubt |
Wischen, um alle Spalten anzuzeigen
Angaben zu Mitbewerbern, Stand Oktober 2026, aus Anbieterseiten, wie in unseren Leitfäden zu Dragon-Preisen und Wispr-Flow-Preisen belegt.
Kleine Gewohnheiten, die helfen#
Entwerfen Sie in allgemeinen Begriffen. Stützt sich eine Stellungnahme auf das, was Sie in Ihrem Fallbestand sehen, schreiben Sie über Muster, nicht über Personen. „Familien, die mehr als ein Jahr auf eine Einschätzung warten“ ist ein Muster; die Geschichte einer Familie ist eine Akte.
Halten Sie die Supervisionsvorbereitung im freigegebenen System. Supervisionsnotizen besprechen meist Fälle, sind also ebenfalls Akten.
Fügen Sie den Fachjargon einmal hinzu. Fügen Sie auf Mac und Windows die Namen lokaler Dienste, Programmkürzel und Formularnamen dem eigenen Wörterbuch von LumeVoice hinzu, damit sie in Schulungsmaterial und Berichten richtig geschrieben erscheinen.
