Los seguros funcionan a base de registro escrito. Cuando un cliente llama por un golpe leve, la nota que escribes en los cinco minutos siguientes puede ser en lo que todos se apoyen meses después. Cuando revisas la cobertura en la renovación, el correo de seguimiento es la prueba de que explicaste el hueco en sus límites de responsabilidad. Y cuando presupuestas a un hogar nuevo, el seguimiento es lo que convierte un presupuesto en una póliza.
A los agentes no les faltan palabras. Les falta tiempo para teclearlas mientras el teléfono sigue sonando. Ahí es donde ayuda el software de dictado para agentes de seguros: dices la nota mientras está fresca y la herramienta la convierte en texto que puedes archivar.
A continuación: lo que escribe de verdad una agencia, qué importa al elegir una herramienta en un negocio regulado, cinco opciones y ejemplos de flujos de trabajo. Nosotros hacemos LumeVoice, así que está en la lista. Los datos de las demás herramientas salen de sus propias páginas a octubre de 2026.
La escritura que hay detrás de una póliza#
En ramos personales, comerciales, de vida y de salud, la mayoría de los agentes escriben los mismos tipos de textos:
- Notas de actividad y de siniestros en el sistema de gestión de la agencia: quién llamó, qué pasó, qué le dijiste, qué ocurre después.
- Seguimientos a clientes: resúmenes de presupuestos, revisiones de renovación, recomendaciones de cobertura, solicitudes de documentos.
- Comunicación con aseguradoras: solicitudes de suscripción, preguntas de selección de riesgos, peticiones de suplementos.
- Correos de servicio: certificados de seguro, tarjetas, dudas de pago, cambios de dirección.
El hilo común es la precisión. Una nota de siniestro necesita la fecha del suceso, el lugar y la secuencia de los hechos. Un correo de renovación necesita los límites y franquicias correctos. El dictado ayuda con la parte narrativa; los números siguen necesitando una mirada atenta.
Qué importa al elegir#
Primero, tu equipo de cumplimiento. Muchas agencias y aseguradoras tienen normas sobre qué software puede manejar información de clientes. Algunos proveedores están aprobados; muchos no. Antes de elegir una herramienta por comodidad, pregunta qué está permitido. Esa decisión corresponde a tu empresa, no a una entrada de blog ni a un proveedor de software.
Tiene que llegar a tu sistema. Si tu sistema de gestión funciona en un navegador o como aplicación de escritorio, una herramienta de dictado que funcione en todo el sistema puede escribir en él. Una herramienta que solo funciona dentro de Word, no.
Redacción exacta donde cuenta. Las advertencias y las cláusulas de exención deben ir palabra por palabra. Busca fragmentos de texto o sustitución de texto, para que el texto obligatorio se inserte, no se dicte.
Vocabulario del sector. Términos como «paraguas», «subrogación», «valor real en efectivo», «E&O» y los nombres de las aseguradoras tienen que salir bien. Un diccionario personalizado ayuda.
Limpieza. La transcripción en bruto conserva cada «eh» y cada falso comienzo. En una nota de siniestro, una autocorrección que se queda («martes, no, miércoles») confunde a quien la lea después.
Cinco opciones#
Dictar de Microsoft 365 (Word y Outlook)#
Si tu agencia ya paga Microsoft 365, Dictar viene integrado en Word y Outlook. Es el lugar más sencillo para empezar con correos y cartas, sin nada nuevo que TI tenga que aprobar. Solo funciona dentro de las apps de Microsoft, así que no puede escribir en tu sistema de gestión, y transcribe en lugar de ordenar el texto. Más información en nuestra guía de alternativas al dictado de Word.
Escritura por voz de Windows#
Pulsa Win + H en cualquier campo de texto en Windows 10 u 11. Es gratuita, funciona en todo el sistema y necesita conexión a internet. En los PC Copilot+, el dictado fluido (inglés) quita las muletillas y corrige la gramática. Si no puedes instalar software en un PC de la agencia, es tu opción sin coste.
Dragon Professional#
Dragon lleva décadas siendo el nombre del dictado profesional. Funciona solo en Windows, se instala en tu PC y ofrece un vocabulario personalizado profundo, comandos de voz y macros. A octubre de 2026, los minoristas venden Dragon Professional v16 por unos 699 $, de pago único. Para un agente que quiere manejar el ordenador con la voz, o cuya agencia lo ha estandarizado, Dragon es la opción más sólida. Nuestra página LumeVoice vs Dragon los compara al detalle.
LumeVoice#
LumeVoice escribe texto limpio en cualquier app en Mac y Windows, incluido tu sistema de gestión en un navegador o en el escritorio. Mantén pulsado Ctrl + Win en Windows (fn en un Mac), habla, suelta. Quita las muletillas, aplica las autocorrecciones, puntúa y convierte las listas habladas en listas. Los fragmentos de texto insertan el texto guardado tal cual, lo que encaja con las advertencias aprobadas. El diccionario personalizado pasa tus términos y los nombres de las aseguradoras al reconocimiento de voz en el escritorio. En iPhone y Android puedes dictar mensajes y correos a clientes entre citas, con un solo plan para todos los dispositivos.
Lo que no hace: no tiene comandos de voz para controlar el ordenador, ni plan de equipo ni consola de administración, ni certificaciones de cumplimiento normativo. Funciona en la nube y necesita conexión.
Wispr Flow#
Wispr Flow es una app de dictado con IA para Mac, Windows, iPhone y Android, solo en la nube, con limpieza de texto, diccionario y fragmentos. Pro cuesta 15 $ al mes o 144 $ al año. Su plan Growth, a 18 $ por usuario al mes facturados anualmente, añade inicio de sesión único, controles de administración y cumplimiento de la HIPAA para toda la organización con un BAA firmado (detalles de precios). Para los agentes de salud o de Medicare cuyo equipo de cumplimiento exige un BAA, es una ventaja real frente a LumeVoice, que no lo ofrece.
Flujos de trabajo, con ejemplos#
Los ejemplos siguientes son ilustrativos. Muestran lo que hace la limpieza, no un siniestro real ni un resultado medido. Comprueba siempre nombres, fechas, importes y números de póliza antes de guardar.
La nota de primera comunicación de un siniestro#
Un cliente llama por un siniestro. Tomas notas en papel mientras habla. Al terminar la llamada, abres la nota de actividad y la dictas en orden.
Dices (ilustrativo): «El asegurado llamó a las, eh, 14:40. Alcance por detrás en un semáforo en rojo en la calle Mayor con la avenida de la Constitución el martes, no, el miércoles día 14. El otro conductor se detuvo, intercambiaron datos, se presentó atestado policial. El asegurado refiere, eh, dolor de cuello, va hoy a urgencias. El vehículo puede circular. Se le indicó que consiga el número del atestado y fotos, y que hoy comunico el siniestro a la aseguradora.»
Lo que se escribe: El asegurado llamó a las 14:40. Alcance por detrás en un semáforo en rojo en la calle Mayor con la avenida de la Constitución el miércoles día 14. El otro conductor se detuvo e intercambiaron datos; se presentó atestado policial. El asegurado refiere dolor de cuello y va hoy a urgencias. El vehículo puede circular. Se le indicó que consiga el número del atestado y fotos, y que hoy comunico el siniestro a la aseguradora.
Si un dato como la lesión debe constar en esa nota, y cómo se redacta, lo marca el procedimiento de tu agencia. El dictado solo cambia la rapidez con la que lo apuntas.
El seguimiento de la revisión de renovación#
Tras una reunión de revisión, envía al cliente un resumen escrito de lo que hablasteis, incluido lo que rechazó. Dicta en Outlook o Gmail:
Dices (ilustrativo): «Gracias por la reunión de hoy. Para resumir, primero, mantenemos los límites de responsabilidad civil de tu coche como están. Segundo, has decidido no añadir por ahora la póliza paraguas, volveré a consultártelo en la próxima renovación. Tercero, te enviaré el presupuesto actualizado del hogar con la franquicia más alta el viernes.»
Lo que se escribe: Gracias por la reunión de hoy. Para resumir:
- Mantenemos los límites de responsabilidad civil de tu coche como están.
- Has decidido no añadir por ahora la póliza paraguas; volveré a consultártelo en la próxima renovación.
- Te enviaré el presupuesto actualizado del hogar con la franquicia más alta el viernes.
Después di la frase de tu fragmento de texto para insertar el cierre aprobado por tu empresa y tu firma.
Seguimiento de presupuestos desde el coche#
Los clientes potenciales se enfrían rápido. Tras una visita a domicilio, dicta un mensaje o correo breve desde el móvil, con el coche aparcado: dales las gracias, nombra lo que más les importó y di cuándo llegará el presupuesto. En iPhone, LumeVoice es un teclado al que te cambias en cualquier app; en Android, es una burbuja sobre el teclado que ya usas (iPhone, Android).
Solicitudes a las aseguradoras#
Quienes suscriben el riesgo quieren una narración clara: el riesgo, la actividad, el historial de siniestros, lo que ha cambiado. Decirla como se la explicarías por teléfono y luego pulirla suele ser más rápido que mirar un campo en blanco. Deja los números fuera del dictado y pégalos desde tus documentos.
Privacidad y cumplimiento, sin rodeos#
Cada herramienta de esta lista trata tu audio de forma distinta:
- Dragon Professional se instala en tu PC con Windows.
- El Dictado de Apple en iPhone puede funcionar sin conexión en muchos idiomas.
- La escritura por voz de Windows, Dictar de Microsoft 365, Wispr Flow y LumeVoice usan procesamiento en la nube.
En el caso concreto de LumeVoice: el audio se envía para procesarse y no se guarda después; lo que dices nunca se usa para entrenar modelos; y tu historial de dictados se queda en tu dispositivo, no en nuestros servidores. LumeVoice no tiene certificaciones de cumplimiento normativo (ni BAA de la HIPAA ni aprobaciones sectoriales). Que se permita usarlo con información de clientes o de siniestros lo decide tu empresa, y, ante la duda, la respuesta es preguntar primero.
Hay además un punto práctico: dictar significa decir en voz alta datos de los clientes. En una oficina abierta, eso puede importar tanto como adónde va el audio.
Archiva la nota mientras la llamada sigue fresca
LumeVoice convierte lo que dices en texto limpio en tu sistema de gestión, Outlook y Gmail en Mac y Windows, con iPhone y Android en el mismo plan. Cada cuenta nueva recibe 3000 palabras gratis, sin tarjeta.
Elegir en un minuto#
- Ya usas Microsoft 365 y solo escribes correos y cartas: usa Dictar en Outlook y Word.
- PC con Windows bloqueado: la escritura por voz de Windows.
- Quieres manejar tu PC con la voz, o tu agencia usa Dragon: Dragon Professional.
- Seguros de salud con exigencia de un BAA: un proveedor que lo firme, como Wispr Flow en su plan Growth.
- Quieres notas limpias en todas las apps, en el escritorio y el móvil, y tu empresa permite una herramienta en la nube: LumeVoice.
La mejor herramienta es la que aprueba tu equipo de cumplimiento y la que de verdad usas el mismo día. Las notas escritas a los pocos minutos de una llamada son mejores que las notas perfectas escritas el viernes.
